الإدارة المتقدمة للمكاتب والتميز بأعمال السكرتارية

تفاصيل الدورة

الهدف العام:

يتمكن المشاركون في نهاية البرنامج من:

• معرفة كاملة بمفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية والهندرة .
• معرفة كاملة بالآفاق الجديدة لهندرة المكاتب ، وطبيعة النشاط المكتبي.
• إجادة التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى ( العامة – الخاصة – المتخصصة).
• مهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات والهيئات والمؤسسات والشركات.
• مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.
• معرفة قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
• مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية.
• معرفة كاملة بفنون التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام التكنولوجيا ونظم المعلومات.
• إجاده تنظيم  أوراق المكتب بصورة تسمح بالاسترجاع منها فقط بأسرع وقت.
• اجادة الرقابة على الأداء المكتبي. 

المحور الأول:

• مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.
• ماهية الهندرة وطبيعة النشاط المكتبي.
• الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي.
• أسس هندرة المكاتب.

• أنواع السكرتارية واهميتها ومهامها.
• أشكال المكاتب – البيئة المادية للمكاتب – أمراض المكاتب.
• هندرة حفظ المعلومات ، تنظيم الاجتماعات واللجان.
• الاتصالات الإدارية داخل المنظمة ومع المنظمات الأخرى
• فن الانصات  الجيد والحديث الفعال.
• أساليب تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.

• هندرة حفظ أوراق المكتب (التصنيف – الترقيم – الهندسة).
• مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.
• كيفية الرقابة على الأداء  المكتبي.
• قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
• تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.

• الكتابة الأدارية والمراسلات و المذكرات.
• إعداد وصياغة التقارير.
• مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس.
• مهارت معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.
• تنظيم وإدارة الأجتماعات واللجان.
• متطلبات الاجتماع الفعال.

• نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الضوئية للوثائق.
• التقنيات الحديثة وأثرها في أعمال السكرتارية.
• استخدامات الحاسب الآلى في الأعمال الإدارية.
• تقييم وختـام الـبرنامـج.